Elämme äppien kulta-aikaa, ja suurin osa sovelluksista on tehty helpottamaan arkisia askareitamme. Myös yrittäjälle on tarjolla laaja valikoima digitaalisia työkaluja ja apuvälineitä yksinkertaisista yhden tehtävän ohjelmista aina monimutkaisiin ja kalliisiin bisnessovelluksiin asti. Mutta pienyrittäjää kiinnostavat yleensä seuraavat asiat:
- Kuinka sovellus auttaa minua asiassa X?
- Onko se helppo ja nopea käyttää?
- Kuinka paljon se maksaa?
Valitsemalla työkaluja, joilla kykenee tehostamaan omaa työskentelyään säästää aikaa eli rahaa, ja silloin sovelluksesta kannattaa maksaa. Mutta ajan saatossa kokoelma saattaa kasvaa isoksi, joten turhat kustannukset on karsittava pois. Usein ohjelmien kuukausimaksut pyörivät puolivahingossa taustalla, vaikka käyttö on satunnaista. Silloin kannattaa tarkistaa löytyisikö tehtävään maksuton sovellus tai ainakin edullisempi versio. Seuraavassa omat suosikkimme.
Canva – graafista suunnittelua yksinkertaisesti
Canva on taivaanlahja pienyrittäjälle. Jo pelkkä ilmaisversio on tehokas, mutta pro-tilauksenkin saa reilulla satasella vuodessa. Harva sovellus on hinta-laatusuhteeltaan yhtä hyvä, sillä Canva taipuu kuvien, videoiden ja esitystenkin laatimiseen ja muokkaamiseen.
Itse asiassa Canvalla voi laatia itse vaikka koko yrityksen ilmeen väri- ja fonttivalinnoista logoon ja sisältökuviin asti. Toki esimerkiksi logotuotannossa amatöörimäisyys paistaa läpi, jos valintoja ei tee tarkasti. Canva onkin parhaimmillaan toistuvaan tuotantoon esimerkiksi somesisältöjä ajatellen. Myös diaesitykset hoituvat erittäin näppärästi sovelluksessa, ja tiedostoja voi esittää suoraan verkosta tai ladata/lähettää jakoon.
Mailchimp – aloita sähköpostimarkkinointi ilman kuluja
Sähköpostimarkkinointi on olennainen osa yrityksen digipolkua. Se on tapa pitää yhteyttä asiakkaisiin, auttaa ja muistuttaa heitä yrityksen palveluista. Sitä voidaan hyödyntää ohjaamaan asiakasta kohti ostopäätöstä, lisämyynnissä, tuotearvioissa ja asiakaskokemuksen vahvistamisessa.
Koska sähköpostilistan kerääminen aloitetaan yleensä tyhjästä, niin yrittäjän ei tee mieli ottaa käyttöön kallista palvelua, joka on rakennettu viestien lähettämiseen. Siksi hyvä tapa aloittaa listan kokoaminen onkin käyttää Mailchimpin ilmaisversiota, jolla voi kerätä jopa kahden tuhannen kontaktin listan maksutta. Kontaktimäärän tullessa täyteen käyttöä voi jatkaa maksullisella versiolla, mutta tietojen vieminen toiseen palveluun onnistuu myös vaivatta.
Trello – projektinhallintaa ilman muistilappuja
Kynä ja paperi ovat mitä parhaimmat työkalut erilaisten luonnosten rakentamisessa ja ajatusjumpassa. Aikaansaannosten arkistoinnissa ja tehtävälistojen muodostamisessa ne kuitenkin häviävät mennen tullen digityökaluille. Trellossa voit näppärästi rakentaa projekti- tai aihekohtaisia tauluja ja jakaa ne tarvittaviin vaiheisiin. Edistymisen seuraaminen on helppoa ja aivokapasiteettia vapautuu varsinaiseen työhön.
Trelloa ei kannata hyödyntää ainoastaan asiakasprojekteissa, vaan se sopii erinomaisesti myös oman yritystoiminnan kehittämiseen. Yritystoiminnan katselu ulkopuolelta (ts. näyttöpäätteeltä) auttaa hahmottamaan kehityskohteita, ja tehtyjen toimien kirjaaminen ylös mahdollistaa niiden seurannan myöhemmin. Kaikki tämä onnistuu mainiosti Trellossa.
Zoom – tehosta ajankäyttöäsi etätapaamisilla
Riippuen toimialasta ihmisten tapaaminen kasvotusten voi olla tärkeää kauppojen syntymiselle. Mutta autossa istuminen ja kaupungista toiseen köröttely on varma tapa tuhlata tehokasta työaikaa ja rajoittaa yritystoiminnan mahdollisuuksia. Niinpä suurin osa tarvittavista tapaamista, erityisesti asiakaspolun alkupäässä, voidaan hoitaa aivan mainiosti etänä nykyaikaisia työvälineitä hyödyntäen.
Zoomissa kahdenväliset tapaamiset onnistuvat rajattomasti, ja sovellus on integroitavissa mitä moninaisimpiin työkaluihin. Kolmen tai useamman henkilön neuvotteluissa maksuton ohjelmisto rajaa käytön 40 minuuttiin, mutta 14 euron kuukausimaksu tehokäytössä tulee myös edulliseksi.
Zoomilla voi myös aivan mainiosti nauhoittaa omia esityksiä ja webinaareja, ja laittaa ne verkkosivuille tai sähköpostilistalle asiakasmagneeteiksi. Myös asiakastapaamisten tallentamista kannattaa hyödyntää, mikäli asiakkaalle esimerkiksi opetetaan oman palvelun käyttöä etänä.
Feedly – anna tiedon tulla luoksesi
Internet on pullollaan tietoa ja hyviä uutissivustoja, mutta artikkelien kahlaaminen on kovaa työtä. Toisaalta, jos lukee vain muutamaa lehteä, niin maailma ei avaudu kunnolla. Onneksi tähänkin on ratkaisu! Feedly kerää RSS-syötteitä mistä tahansa uutissivustoista, ja kokoaa halutun aihepiirin tuoreimmat julkaisut yhteen paikkaan. Eri aihealueet voi jaotella mielensä mukaan niin, että yhden feedin alla on esimerkiksi pienyrityksen kehittämistä koskevat artikkelit, ja toisessa joogaharrastukseen liittyvät artikkelit.
Mikä parasta, Feedly on erinomainen lähde, kun yrityksen somekanaviin tai blogiartikkeleihin pitää saada sisältöä. Mikään ei ravitse luovuuden lähdettä paremmin kuin lukeminen. Kannattaa ottaa testiin!
Google Keep – muistiinpanot aina mukanasi
Keep on varsinainen löytö, jos sitä ei ole käyttänyt aiemmin. Nopeatempoisessa työarjessa tärkeätkin ideat tulevat ja menevät ennen kuin ne muistaa laittaa ylös. Sitä varten on hyvä valmistautua. Keep toimii kaikilla laitteilla sekä sovelluksena että selaimessa, ja muistiinpanot päivittyvät vuorenvarmasti kirjoituksen jälkeen.
Keepiin kannattaa tehdä valmiiksi aihepiirejä, joihin ajattelee laittavansa ideoita. Esimerkiksi blogi- ja someideat sekä tuotekehitykseen ja asiakaskokemuksen parantamiseen liittyvät ideat on tärkeää saada heti ylös, kun ne mieleen juolahtavat. Säännöllinen siistiminen pitää sisällön laadukkaana ja omasta muistikirjapankista löytää aina uusia ideoita jalostettavaksi.
Adobe Photoshop Express – julkaisuvalmiit kuvat puhelimella
Kuvat ovat tärkeässä roolissa kaikissa yrityksen kanavissa. Valmiita kuvapankkikuvia parempi ratkaisu saattaa olla käyttää autenttista materiaalia asiakkaista tai työpaikalta. Tällöin olosuhteet ovat harvoin täydellisiä, joten kuvia tekee mieli muokata edustavammiksi, ja se on täysin sallittua. Nykyaikaisessa älypuhelimessa on laskentatehoa yhtä paljon kuin tietokoneessa, joten kuvien muokkaus onnistuu suoraan päätelaitteessa.
Itse asiassa kännykän kuvanmuokkausohjelmistoa voi aivan hyvin käyttää myös verkkosivuille tarkoitetun kuvamateriaalin muokkaamiseen. Näin välttyy kuvien edestakaiselta siirrolta, ja kuvat voi samalla rajata sopivan kokoisiksi. Tämä kaikki onnistuu mainiosti Adoben maksuttomalla Photoshop Expressillä. Kuvien ulkonäköä kannattaa pohtia jo etukäteen niin, että niissä toistuvat tietyt, yrityksen brändiin yhdistettävät, elementit.
Yhteenveto
Yrittäjät etsivät aina uusia tapoja olla tuottavampia. Digitaaliset työkalut ovat vastaus moneen asiaan, jopa sellaiseen, joka aiemmin vaati uuden ihmisen palkkaamista. On kuitenkin tärkeää, että ei sokaistu tarjolla olevan kattauksen edessä. Useista erinomaisista työkaluista kannattaa maksaa kuukausi- tai vuosimaksua, mutta kokoelma saattaa huomaamatta kasvaa ajan saatossa.
Jos valitsee käyttöönsä 2-5 maksullista sovellusta, niin niiden lisäksi voi hyvin käyttää tukkua ilmaisohjelmia. Kuukausipohjaisia sovelluksia voi ostaa myös tarpeen mukaan esimerkiksi silloin, kun rakentaa tulevien kuukausien markkinointimateriaalia.
Jos tarvitset apua minkä tahansa sovelluksen käytössä, niin muista Digimentori-palvelumme.
